Chúng ta tiếp tục đến với phần 3 của loạt bài “4 CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG TRONG KINH DOANH”. Ở 2 phần trước, chúng ta đã cùng tìm hiểu về 2 chìa khoá trước đó là “Con người & Đào tạo” và “Vận chuyển & Phân phối“. Qua đó có được cái nhìn tổng quát xây dựng đội nhóm hoạt động cấp độ cao, quy trình phân phối ổn định. Đã đến lúc cần hệ thống hóa việc quản lý Doanh nghiệp và tận dụng công nghệ để thúc đẩy hoạt động kinh doanh!
Các quy trình và thủ tục là nền tảng để xây dựng một hệ thống lớn hơn. Nếu bạn không ghi nhớ và củng cố điều này trong suốt hoạt động kinh doanh của mình hệ thống sẽ bị hỏng.
Cốt lõi của việc xây dựng hệ thống là bạn cần phải truyền lại được cho đội nhóm của bạn những kiến thức, quy trình, biện pháp nằm trong đầu bạn. Nếu không, họ sẽ không thể phân phối được những gì bạn muốn cho khách hàng của bạn.
XÂY DỰNG TƯ DUY HỆ THỐNG
Để bắt đầu, bạn cần trả lời những câu hỏi sau:
- Tôi làm gì hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng?
- Tôi làm điều đó thường xuyên như thế nào?
- Thời gian thực hiện mỗi công việc là bao lâu?
- Những tiêu chí nào đánh giá một ngày làm việc hiệu quả?
- Làm cách nào để thực hiện từng tác vụ?
- Tại sao tôi làm theo cách mà tôi làm? Điều gì xảy ra nếu tôi không làm vậy?
Một khi bạn đã có ý tưởng về các quy trình và nhiệm vụ cần làm. Bạn sẽ hướng dẫn tất cả mọi người trong đội nhóm cùng làm điều này. Đây chính là bước đầu trong quá trình đưa doanh nghiệp hoạt động mà không cần sự có mặt của chủ doanh nghiệp. Bằng cách hệ thống hóa từng phần về cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Từ những việc nhỏ nhất đến những kế hoạch và chiến lược dài hạn. Hãy tìm cách đơn giản hoá về hệ thống hóa hoạt động kinh doanh để cho tạo tính nhất quán cho doanh nghiệp.
QUY TRÌNH HÓA CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY
Trong giai đoạn này, hãy văn bản hoá lại tất cả hệ thống và thủ tục trong doanh nghiệp. Bắt đầu từ dưới lên trên. Chủ doanh nghiệp cần yêu cầu các thành viên trong đội nhóm ghi lại cách họ hoàn thành công việc hàng ngày. Cách setup nhiệm vụ hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng. Hầu hết các doanh nghiệp lớn đều có sẵn các quy trình, cấu trúc và hệ thống rõ ràng.
Một lưu ý nhỏ là khi liệt kê từng bước nhỏ trong quy trình hãy cố gắng loại bỏ sự dư thừa. Đơn giản hoá các bước và cải thiện việc thực hiện, đặt kết quả làm trọng tâm. Bằng cách trả lời những câu hỏi sau:
- Các quy trình quan trọng nhất của vị trí này là gì?
- Quy trình nào trong số những quy trình này nên được cải thiện vì tính hiệu quả. Để phục vụ khách hàng của chúng tôi tốt hơn?
- Cơ cấu tổ chức lủng củng dẫn đến tình trạng kém hiệu quả, thiếu trách nhiệm giải trình. Giao tiếp kém, chậm trễ, dịch vụ khách hàng kém. Hoặc vai trò thiếu rõ ràng ở những khía cạnh nào?
- Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện hệ thống của mình?
- Hệ thống và công nghệ quan trọng nhất trong tổ chức là gì?
- Điều nào trong số này nên được ưu tiên cao nhất để cải thiện?
NHỮNG CÔNG NGHỆ CẢI THIỆN HỆ THỐNG HÓA DOANH NGHIỆP
CRM (Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng) có thể giúp bạn hệ thống và đơn giản hoá quy trình chăm sóc khách hàng, quản lý dữ liệu của doanh nghiệp.
Hootsuite sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian bằng việc báo cáo tài chính và triển khai tiếp thị tự động.
Hãy xem xét việc nâng cấp hệ thống công nghệ nếu chúng đã không còn đáp ứng đủ nhu cầu cho doanh nghiệp của bạn. Đây là một hành động đầu tư có thể mang lại lợi nhuận trong dài hạn.
Nếu không tự giải quyết được, việc tìm đến sự giúp đỡ của một nhà huấn luyện kinh doanh chuyên nghiệp là một khoản đầu tư cần thiết. Họ sẽ giúp bạn chia nhỏ các dự án, công việc theo từng bước một cách hợp lý, logic. Một huấn luyện viên kinh doanh giỏi sẽ làm việc với bạn và nhân viên của bạn. Từ đó tạo ra những thay đổi sâu bên trong. Con mắt khách quan của họ sẽ giúp bạn nhìn thấu những gì bạn đã bỏ lỡ hoặc không nhận ra trong một thời gian dài.
ActionCOACH® đã giúp đỡ các doanh nghiệp trong gần 30 năm và tập trung khách hàng vào việc triển khai các hệ thống và quy trình hợp lý và dễ áp dụng để phát triển doanh nghiệp của họ. Không giống như những nhà tư vấn đắt đỏ cung cấp cho bạn danh sách những gì bạn đang làm sai, ActionCOACH sẽ giúp bạn tạo ra những thay đổi thực sự trong công việc kinh doanh lâu dài và mang tính chuyển đổi. Chúng tôi có hơn 1.000 trên toàn cầu và ở gần 70 quốc gia. Để tìm hiểu thêm về ActionCOACH hoặc lên lịch một Buổi huấn luyện viên miễn phí, hãy nhấp vào đây.
