Trong khi các điều kiện thị trường có thể thay đổi theo thời gian, một điều vẫn đúng đối với mọi công ty: Tiền mặt là điều cần thiết. Nếu không có sự tối ưu hóa dòng tiền thích hợp, các doanh nghiệp có thể có lãi trên giấy tờ nhưng vẫn có nguy cơ phá sản nếu họ không thể thanh toán các hóa đơn của mình.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đặc biệt có xu hướng có dòng tiền không thường xuyên và khả năng thanh khoản hạn chế, do đó điều quan trọng là phải chú ý đến vốn lưu động và thiết lập các quy trình để quản lý vốn trước những thách thức – chẳng hạn như đại dịch – phát sinh.

Trong nhiều năm huấn luyện, ActionCOACH đã thấy nhiều công ty phải vật lộn để thực hiện một chiến lược hiệu quả để quản lý dòng tiền của họ. Thông thường, họ tìm kiếm các nguồn tài trợ bên ngoài trước khi xem xét nội bộ. Điều này có thể hấp dẫn đối với một doanh nghiệp đang phát triển, nhưng các công ty hiếm khi huy động đủ tiền mặt theo cách đó.

Bước đầu tiên tốt hơn là tạo ra một cách tiếp cận có cấu trúc để quản lý dòng tiền và đảm bảo rằng nó được tối ưu hóa hoàn toàn. Điều này sẽ không chỉ cung cấp đủ thanh khoản để duy trì hoạt động và tăng trưởng quỹ trong thời kỳ tốt đẹp mà còn tạo thêm một lớp ổn định trong thời kỳ khó khăn – đồng thời loại bỏ hoặc giảm nhu cầu tài chính bổ sung.

Phương pháp tiếp cận có cấu trúc dựa trên ba trụ cột chính:

1. Thực hiện các thông lệ tốt nhất về quản lý vốn lưu động.
2. Tạo dự báo dòng tiền và thiết lập kỷ luật để xem xét.
3. Tham gia vào việc lập kế hoạch kịch bản và chuẩn bị cho cả những thách thức và khó khăn.

Thực hiện các phương pháp hay nhất để quản lý dòng tiền là quản lý vốn lưu động

Vốn lưu động là khoản chênh lệch giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn, và nó thể hiện khả năng thanh khoản sẵn có của một doanh nghiệp để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn của mình. Trước khi bạn lập kế hoạch quản lý chu trình này và cải thiện dòng tiền, hãy bắt đầu bằng cách hiểu và tối ưu hóa từng yếu tố sau: khoản phải thu, khoản phải trả và hàng tồn kho.

Quản lý dòng tiền: Các khoản phải thu

Bạn có thể muốn nới lỏng điều khoản thanh toán để tạo ra nhiều hoạt động kinh doanh hơn, chẳng hạn như giảm giá hoặc cho phép khách hàng thanh toán muộn vì không có quy trình theo dõi chính thức. Nhưng có một sự đánh đổi giữa tính thanh khoản và lợi nhuận: Nếu bạn cung cấp cho khách hàng của mình quá nhiều, bạn có thể kiếm được nhiều doanh thu nhưng không nhiều tiền mặt.

Nắm bắt ba cơ hội quan trọng sau để tối ưu hóa các khoản phải thu của bạn:

1. Căn chỉnh Tài chính và Bán hàng . Các bộ phận này cần làm việc cùng nhau để phát triển các điều khoản thanh toán hợp lý cho cả khách hàng và công ty. Sau khi chính sách được xác định, hãy xem lại dữ liệu tổng thể của khách hàng, kiểm tra bất kỳ điểm bất thường nào và điều chỉnh những điểm bất thường mà bạn có thể tìm thấy. Ví dụ: nếu chính sách có thời hạn thực là 30 ngày, thì dữ liệu chính của khách hàng sẽ không có giá trị trong 60 ngày.
2. Tạo một quy trình thanh toán hiệu quả . Tự động hóa là chìa khóa ở đây, nhưng ngay cả việc lập hóa đơn tự động cũng có thể có lỗi hoặc bị trễ. Điều này có thể do chuỗi phê duyệt không hiệu quả, dữ liệu không chính xác hoặc các lỗi khác. Tập trung vào việc tạo ra một quy trình tinh gọn, đặt thời hạn nội bộ để gửi hóa đơn — lý tưởng là trong vòng một ngày kể từ khi ký đơn đặt hàng — và xác định chủ sở hữu của dữ liệu tổng thể về khách hàng để đảm bảo ai đó chịu trách nhiệm cập nhật hóa đơn đó.
3. Chính thức hóa chiến lược thu thập . Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn dễ dàng theo dõi tình trạng lão hóa trên báo cáo khoản phải thu của mình để bạn có thể biết ngay nếu có tài khoản nào sắp quá hạn. Tiếp theo, xác định lịch trình xem xét thường xuyên — ví dụ: kiểm tra quá hạ
   n hàng tuần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Sau đó, xác định quy trình và lịch trình cho lời nhắc và các bước báo cáo tiếp theo. Cuối cùng, mặc dù theo truyền thống, bộ phận tài chính có vai trò xử lý các khoản thu nợ, nhưng việc duy trì mối quan hệ chặt chẽ với nhóm bán hàng có thể tạo điều kiện tiếp cận hiệu quả hơn với các khách hàng quá hạn.

Quản lý dòng tiền: Các khoản phải trả

Mặc dù bạn có thể đặt các điều khoản cho các khoản phải thu, nhưng các khoản phải trả yêu cầu bạn tuân theo các điều khoản của người khác. Các điều khoản thanh toán có thể rất khác nhau trên cơ sở nhà cung cấp của bạn, tạo ra cả cơ hội và thách thức.

Dưới đây là ba cách tuyệt vời để tối ưu hóa các khoản phải trả của bạn:

1. Đàm phán các điều khoản thanh toán ngoài giá cả . Chúng ta thường tập trung quá nhiều vào giá cả mà chúng ta quên xem xét các điều khoản thanh toán có thể ảnh hưởng đến dòng tiền của chúng ta như thế nào. Khi đánh giá một nhà cung cấp mới, hãy luôn thương lượng các điều khoản thanh toán, chẳng hạn như giảm thiểu các khoản thanh toán trước hoặc đồng ý với các điều khoản tín dụng phù hợp với dự báo tiền mặt của bạn. Điều này có thể là thách thức đối với một doanh nghiệp mới hơn, nhưng khi một doanh nghiệp phát triển và danh tiếng của nó được cải thiện, bạn nên thương lượng lại các điều khoản này.
2. Tăng khả năng hiển thị vào dữ liệu mua sắm của bạn . Khi quy trình mua sắm để thanh toán của bạn không đủ mạnh để cung cấp thông tin đáng tin cậy cho dự báo dòng tiền của bạn, có thể khó xác định các vấn đề và lập kế hoạch hiệu quả. Đảm bảo rằng các đơn đặt hàng và hóa đơn mua hàng của bạn được khớp kịp thời để giúp bạn dễ dàng biết được liệu bạn có đang đi đúng hướng để đáp ứng chi phí của mình hay không.
3. Tối ưu hóa thời gian thanh toán của bạn . Nói chung, tốt nhất bạn nên tuân theo lịch thanh toán đã thiết lập của mình để đảm bảo khả năng dự đoán, nhưng không loại trừ hoàn toàn việc thanh toán sớm khi điều đó có ý nghĩa. Nếu kế hoạch của bạn cho thấy rằng bạn có dư tiền mặt, hãy cân nhắc việc tạm ứng tiền cho các nhà cung cấp có chiết khấu thanh toán sớm.

Hàng tồn kho

Hàng tồn kho thường là hố tiền lớn nhất đối với một doanh nghiệp. Không phải tất cả các công ty đều kinh doanh hàng tồn kho, nhưng nếu công ty của bạn làm như vậy, hãy ghi nhớ ba phương pháp sau:

1. Xác định mức tồn kho tối thiểu . Để tránh tích trữ quá nhiều tiền mặt trong kho, hãy cố gắng duy trì mức tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu biến động mà không bị dư thừa quá nhiều. Chiến lược ban đầu cho một doanh nghiệp nhỏ hoặc mới hơn có thể là tập trung vào việc giảm số lượng SKU. Chỉ giữ những món phổ biến nhất trên tay và đặt những thứ còn lại nếu cần. Nó có thể làm tăng thời gian giao hàng cho những mặt hàng đó, nhưng nó sẽ giữ tiền mặt của bạn lâu hơn.
2. Theo dõi các mẫu nhu cầu . Điều quan trọng là phải hiểu nhu cầu của bạn thay đổi như thế nào trong suốt cả ngày, tuần, tháng và năm để tối ưu hóa mức tồn kho. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc ước tính, hãy cân nhắc chọn các nhà cung cấp lân cận có thể giao hàng nhanh hơn để bạn có thể đặt hàng các lô nhỏ thường xuyên hơn thay vì tận dụng cơ hội của các đơn đặt hàng số lượng lớn được chiết khấu có thể bị lãng phí. Tùy thuộc vào những gì bạn bán, bạn có thể đặt hàng khoảng không quảng cáo của mình theo yêu cầu.
3. Xem thời gian thực . Có nhiều chương trình phần mềm cho phép bạn quản lý hàng tồn kho của mình. Đảm bảo rằng của bạn có thể cung cấp cho bạn cái nhìn thời gian thực về kho hàng của bạn và vị trí của nó (nếu có) để bạn không vô tình mua quá nhiều. Nếu bạn không có giải pháp phần mềm, hãy đảm bảo rằng có một quy trình sẵn sàng để bán hoặc sử dụng các mặt hàng cũ nhất trước tiên để giảm lãng phí.