Nội dung
Tạo dự báo dòng tiền và thiết lập kỷ luật để xem xét
Khi bạn đã đặt nền móng cho việc quản lý tiền mặt có kỷ luật, bạn có thể bắt đầu theo dõi dòng tiền của mình và lập kế hoạch trước. Nhiều doanh nghiệp chỉ giám sát chặt chẽ dòng tiền của họ khi họ gặp phải các vấn đề về thanh khoản, nhưng việc theo dõi thường xuyên có thể giúp bạn tận dụng được lượng tiền mặt dư thừa. Tự động hóa cực kỳ hữu ích ở đây, nhưng khi đó không phải là một tùy chọn, đây là một số bước thực tế để quản lý nó bằng tay!
Chọn thời gian và phương pháp dự báo dòng tiền của bạn
Dự báo từ 12 đến 18 tháng là một nguyên tắc chung, nhưng nó có thể không có ý nghĩa đối với công ty hoặc ngành của bạn. Khi bạn xác định khoảng thời gian dự báo hợp lý, bạn sẽ có thể tiếp tục khi có nhiều dữ liệu hơn.
Có hai phương pháp luận cần xem xét để dự báo tiền mặt, tùy thuộc vào thời kỳ và nhu cầu của bạn:
- Phương pháp trực tiếp — thông thường cho dưới 12 tháng. Nó sử dụng các lịch trình riêng biệt cho lượng tiền vào và ra dự kiến dựa trên dự báo cơ sở tiền mặt (thay vì cơ sở dồn tích). Phương pháp này tốt nhất cho việc lập kế hoạch thanh khoản ngắn hạn.
- Phương pháp gián tiếp — thông thường trong hơn 12 tháng. Dự báo dòng tiền dựa trên báo cáo thu nhập dự báo liên kết với bảng cân đối kế toán DSO (số ngày bán hàng), DPO (số ngày phải trả) và DIO (số ngày tồn kho). Cách tiếp cận này có thể trở nên kém chính xác hơn so với phương pháp trực tiếp, có nghĩa là nó tốt nhất để lập kế hoạch chi phí vốn hoặc phân bổ vốn dài hạn.
Tập trung vào các đầu ra hữu ích
Kết quả đầu ra phải cung cấp các kết quả chính để hỗ trợ việc ra quyết định. Mức độ phức tạp của dự báo có thể thay đổi tùy theo nhu cầu và quy mô của công ty bạn, nhưng nó phải chứa ba yếu tố chính:
- Tiền mặt hoạt động
- Đầu tư tiền mặt (chi tiêu vốn hoặc không đầu tư)
- Tài trợ tiền mặt (nợ hoặc vốn chủ sở hữu)
Tiền mặt hoạt động nên là lĩnh vực trọng tâm chính của bạn vì điều đó sẽ xác định nhu cầu tài chính của bạn hoặc cơ hội tái đầu tư vốn cho các sáng kiến chiến lược.
Mục tiêu chính của dự báo dòng tiền là cung cấp thông tin hữu ích nên nó phải phù hợp với mục đích. Giữ cho mô hình của bạn càng đơn giản càng tốt — mô hình càng phức tạp thì càng dễ bị lỗi và thông tin có thể trở nên ít hữu ích hơn. Giữ cho đầu vào của bạn có tổ chức, xử lý đơn giản và đầu ra rõ ràng.
Thiết lập một lịch trình đánh giá dòng tiền
Trong thời gian bình thường, có thể đủ để xem xét dòng tiền của bạn hàng tháng, nhưng khi điều kiện trở nên khó khăn hơn, bạn có thể muốn chuyển sang đánh giá hàng tuần để cải thiện độ chính xác của thông tin. So sánh dự báo của bạn với tuyên bố thực tế của bạn và phân tích các phương sai để cải thiện độ chính xác. Lên lịch xem xét trước ngày thanh toán xác định của công ty để có thể quản lý các điều chỉnh đối với kế hoạch thanh toán.
Tham gia lập kế hoạch kịch bản dòng tiền và chuẩn bị cho những thách thức và cạm bẫy
Trong những thời điểm không chắc chắn — chẳng hạn như đại dịch — có thể hữu ích nếu lập kế hoạch kịch bản nào đó và xác định các hành động mà doanh nghiệp của bạn có thể cần thực hiện để duy trì hoạt động. Xác định kết quả trường hợp tốt nhất, trường hợp trung bình và trường hợp xấu nhất. Đối với mỗi trường hợp, hãy ước tính cuộc khủng hoảng có thể kéo dài bao lâu và những biện pháp nào nên được áp dụng để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn trong thời gian đó.
Nếu bạn đang lập kế hoạch trong thời gian ổn định hơn, bạn vẫn có thể căng thẳng kiểm tra dự báo của mình. Xác định điều gì có thể gây ra vấn đề thanh khoản (chẳng hạn như thuê nhân viên mới, mở chi nhánh hoặc nhà máy mới, đầu tư vào các dự án vốn hoặc điều chỉnh để tiếp xúc đáng kể với một khách hàng trở thành khách hàng kém tin cậy hơn), xác định điều đó có thể ảnh hưởng như thế nào đến dự báo của bạn và xác định những gì bạn có thể làm để giảm thiểu rủi ro.
Cách Quản lý khủng hoảng Thiếu hụt và Thanh khoản: Kiểm soát và Mua thời gian
Khủng hoảng thiếu hụt và thanh khoản có thể xuất phát từ các yếu tố bên ngoài (ví dụ, điều kiện thị trường thay đổi) hoặc bên trong (ví dụ, hoạt động kém hiệu quả). Trong cả hai trường hợp, điều quan trọng nhất cần làm là dành đủ thời gian để giải quyết những thách thức trong tổ chức của bạn hoặc giúp bạn vượt qua cho đến khi điều kiện thị trường ổn định.
Trước khi giải quyết thay đổi chiến lược hoặc hoạt động, hãy hiểu rõ nhất có thể về lượng thời gian bạn cần mua. (Như chúng ta đã thấy trong thời kỳ đại dịch, một số cú sốc khó dự đoán hơn những cú sốc khác.) Trong giai đoạn này, hãy tập trung giải quyết vấn đề ngắn hạn theo cách hỗ trợ tối đa cho các mục tiêu dài hạn của bạn.
Đặc biệt chú ý đến các hành động tức thì có thể tạo ra tiền mặt mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và thực hiện càng nhiều càng tốt. Một số ví dụ thực tế bao gồm:
- Giảm chi phí không mang tính chiến lược.
- Tập trung vào các sản phẩm và dịch vụ có tỷ suất lợi nhuận cao hơn.
- Đừng mua tài sản — hãy thuê chúng. Bán các tài sản không chiến lược và nếu khả thi, hãy bán và cho thuê lại những tài sản chiến lược.
- Ưu tiên những khách hàng ít rủi ro hơn để tăng xác suất các khoản thanh toán sẽ đến đúng hạn.
- Hãy đặt hàng trước cho các sản phẩm nếu bạn có bất kỳ sản phẩm nào đang được cung cấp.
- Đừng cắt giảm chi phí trong những lĩnh vực ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh nếu chúng không tạo ra bất kỳ lợi ích tiền mặt nào.
Có lẽ điều quan trọng nhất của tất cả: Liên lạc với các chủ nợ của bạn. Giao tiếp cởi mở là rất quan trọng để mua thời gian. Khi khủng hoảng thanh khoản xảy ra, điều tự nhiên là bạn muốn giữ thông tin đó với các nhà cung cấp của mình để không làm tổn hại đến danh tiếng của công ty, nhưng sự im lặng sẽ làm tổn hại đến danh tiếng của bạn nhiều hơn. Việc trì hoãn thanh toán mà không có lời giải thích sẽ luôn làm tổn hại đến lòng tin của nhà cung cấp của bạn. Hãy cho các nhà cung cấp của bạn biết điều gì đang xảy ra với doanh nghiệp của bạn, tại sao họ không được thanh toán và khi nào họ có thể mong đợi thanh toán dựa trên kế hoạch xử lý khủng hoảng của bạn.
Cách Quản lý thanh khoản thặng dư: điều chỉnh Vốn phù hợp với Chiến lược
Mặc dù có thể bớt căng thẳng hơn khi quản lý thanh khoản dư thừa so với tình trạng thiếu hụt, nhưng bạn cũng có thể dễ dàng mắc sai lầm. Rủi ro chính là phân bổ vốn vào các lĩnh vực không mang tính chiến lược cho doanh nghiệp hoặc trả lại tiền cho cổ đông trước khi phân tích xem bạn có đủ tiền mặt để thực hiện các chi tiêu vốn quan trọng về mặt chiến lược hay không.
Cách tốt nhất để tối ưu hóa số tiền dư thừa của bạn là:
- Xác định các ưu tiên chiến lược cho doanh nghiệp và phân bổ đủ vốn để đạt được các mục tiêu này.
- Khám phá các cơ hội chiến lược để chi tiêu số tiền mặt dư thừa (ví dụ: trả trước cho nhà cung cấp để được giảm giá).
- Xác định một mức tiền mặt phù hợp để giữ bên mình như một tấm đệm cho những thời điểm tồi tệ.
- Trả lại bất kỳ khoản tiền mặt còn lại cho các cổ đông.
Bài học rút ra
Tạo kỷ luật trong tổ chức của bạn là rất quan trọng để tối ưu hóa dòng tiền của bạn, tăng khả năng phục hồi của bạn trước các cú sốc thanh khoản và nắm bắt cơ hội khi thanh khoản dư thừa phát sinh. Để làm điều này:
- Đặt nền tảng cho việc quản lý dòng tiền.
- Tạo một cách tiếp cận có cấu trúc để lập kế hoạch và xem xét.
- Dành thời gian trong thời gian khủng hoảng thanh khoản để kiểm soát dòng tiền của bạn và cẩn thận giải quyết tình huống ngắn hạn mà không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn của bạn.
- Điều chỉnh vốn phù hợp với chiến lược và tạo ra lợi thế cạnh tranh khi có sóng gió.
