Đây là phần đầu tiên của loạt bài viết gồm ba phần về một chức năng quản lý quan trọng là “ủy quyền”. 

Việc ủy ​​quyền trong thực tế dường như không như chúng ta tưởng. Việc cắt bỏ những nhiệm vụ bạn không muốn làm, giao cho những người khác mà có lẽ họ cũng không muốn làm… Tất cả những điều đó không chỉ có hại cho công việc; đó cũng là cách nhanh nhất để dập tắt tinh thần.

Tuy nhiên, nếu được thực hiện đúng, việc ủy ​​quyền không chỉ giúp hoàn thành công việc; nó cũng góp phần xây dựng các đội nhóm và tổ chức sôi động.

Ủy quyền là gì?

Ủy quyền là quá trình giao một dự án hoặc hoạt động cho người khác trong khi vẫn chịu trách nhiệm về kết quả của dự án hoặc hoạt động đó.

Là một người quản lý, bạn có thể nghĩ rằng trách nhiệm thuộc về người mà bạn đã ủy quyền nhiệm vụ. có. Bạn đã giao việc đó cho nhân viên của mình và bạn mong đợi nhân viên đó sẽ hoàn thành công việc. Tuy nhiên, trách nhiệm vẫn thuộc về bạn.

Nhưng lý do trách nhiệm ở lại với bạn là bạn thực sự chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng. Ví dụ, khi một đội bóng không thành công sau mùa giải, chính người quản lý mới là người ngồi trên ghế nóng, mặc dù chắc chắn đó là các cầu thủ không chơi đúng chiến thuật. Tương tự với bạn.

Uỷ quyền đúng cách

Giao đúng công việc cho đúng người vào đúng thời điểm, thực hiện theo các bước hợp lý, hiểu các cấp độ và tiến độ của việc ủy ​​quyền, và theo dõi chặt chẽ theo dõi quá trình – cho đến khi kết thúc nhiệm vụ.

Cho một tổ chức tốt hơn

Điều này có nghĩa lớn với các nhà quản lý, bạn có thể hiểu rõ hơn về những người mà bạn có thể dựa vào và về lâu dài hơn, ai có thể là ứng cử viên cho trách nhiệm và sự thăng tiến. Nó có nghĩa là bạn có thể có một ý tưởng rõ ràng về những người có thể giúp bạn làm nhiều việc hơn là hoàn thành một nhiệm vụ; đó là người có thể giúp bạn xây dựng một tổ chức tốt hơn, hiệu quả hơn.

Hầu hết các nhà quản lý đều hiểu tầm quan trọng của ủy quyền, nhưng công việc của ủy quyền – các bước liên quan, các cấp độ ủy quyền, lợi ích thu được và các rào cản đối với việc ủy ​​quyền thì chưa chắc tất cả mọi người đều nắm được.

Thực hiện công việc của bạn tốt hơn.

Một điều chắc chắn và phải được hiểu ngay từ đầu: Ủy quyền cho phép bạn thực hiện công việc của mình tốt hơn. Nó cho phép bạn dành nhiều thời gian hơn để quản lý và ít thời gian hơn cho các công việc lặp đi lặp lại.

Nếu bạn không ủy quyền thường xuyên và ủy quyền có kết quả thì bạn đã và đang tự hạ cấp hiệu quả. Nếu bạn không coi ủy quyền là một phần trong phong cách lãnh đạo của mình, thì bạn vẫn sẽ trở lại làm những công việc trước khi bạn đã được thăng chức. Kết quả là việc chồng việc. Lúc này, bạn sẽ không thể thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả bởi vì bạn hiện đang làm hai công việc (của bạn và của cấp dưới của bạn). Đó là phong cách quản lý kém.

Hãy ủy quyền giao nhiệm vụ và dự án cho người khác trong khi vẫn giữ trách nhiệm cuối cùng về mình, giúp phát triển đội ngũ nhân viên và xây dựng tổ chức của bạn, đồng thời thực sự cải thiện kỹ năng quản lý tổng thể.

Kiến tạo những nhân viên tốt hơn

Quan trọng hơn cả, khi bạn giao việc tốt hơn, bạn sẽ khiến nhân viên của mình tham gia nhiều hơn vào công việc kinh doanh. Họ nhận thức rõ hơn về điều gì làm cho công việc kinh doanh đi lên, có những thách thức là gì, giải pháp cho các vấn đề là gì và đâu là cơ hội để làm cho mọi thứ tốt hơn.

Nhiều nhân viên tham gia hơn sẽ tạo ra nhiều ý tưởng hơn. Hãy nhớ rằng không ai biết một công việc tốt hơn người đang làm công việc đó. Nó cũng góp phần tạo ra những ý tưởng mới.

Và các nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhiều nhân viên tham gia hơn thì họ sẽ cam kết hơn – tiến bộ hơn – cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời.

Vì vậy, định nghĩa cuối cùng của ủy quyền là đó là xây dựng một tổ chức tuyệt vời.

Ủy quyền – “SMART”

Một cách đơn giản để nghĩ về ủy quyền là từ viết tắt “SMART” Điều đó có nghĩa là các nhiệm vụ hoặc dự án được ủy quyền phải có các đặc điểm chính:

• Specific – Cụ thể
• Measurabl – Có thể đo lường
• Accepted – Chấp thuận
• Realistic – Thực tế
• Timebound – Giới hạn thời gian

Nếu bạn không rõ ràng và chính xác, nếu bạn không thể đánh giá và đo lường những gì cần phải làm, nếu bạn không được quyết định, nếu những gì bạn yêu cầu là không thể thực hiện được và nếu bạn có thể không thể hiện khi nào nó cần được hoàn thành (cũng như các mốc quan trọng), khi đó bạn không giao việc – bạn chỉ trốn tránh trách nhiệm của chính mình, đó là đùn đẩy.

Và đừng bao giờ quên công nhận một công việc được hoàn thành tốt. Đó là một động lực chính dành cho người được giao việc!