Triết lý kinh doanh Kaizen, phát minh bởi người Nhật, đã được áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới. Nó đã giúp các doanh nghiệp nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về hệ thống Kaizen và những lợi ích mà nó mang lại cho các doanh nghiệp.
Kaizen là gì?
Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, bao gồm hai từ ghép 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn. Được hiểu là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Trong tiếng Anh, thuật ngữ này được gọi là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement”. Trong tiếng Trung, Kaizen được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, hướng đến lợi ích cho tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.
Theo cuốn sách “Kaizen: Chìa khóa thành công của người Nhật”, Kaizen được định nghĩa như là “cải tiến”. Tuy nhiên, Kaizen còn mang ý nghĩa của sự cải tiến liên tục trong đời sống cá nhân, đời sống gia đình, đời sống xã hội và môi trường làm việc. Khi Kaizen được áp dụng vào nơi làm việc, nó đề cập đến sự cải tiến liên tục liên quan tới tất cả mọi người – từ ban lãnh đạo cho đến mọi nhân viên.
Một khi nhận thức được tầm quan trọng của Kaizen, nhà quản lý hay nhân viên đều có thể đồng tâm để xây dựng văn hóa công ty theo chiến lược Kaizen như sau:
- Không để một ngày trôi qua mà không có cải tiến được đề xuất và thực hiện trong công ty.
- Áp dụng Kaizen trong chiến lược định hướng khách hàng, đồng thời đảm bảo mọi hoạt động quản lý và tăng sự hài lòng cho khách hàng.
- Điều quan trọng hàng đầu là chất lượng, chứ không phải là lợi nhuận. Một doanh nghiệp sẽ trở nên thịnh vượng khi và chỉ khi khách hàng mua sản phẩm và dịch vụ mà họ hài lòng.
- Thừa nhận rằng mọi công ty đều có điểm thiếu sót nên cần xây dựng văn hóa công ty để mọi nhân viên tự nhận thức một cách thoải mái những thiếu sót, để sẵn sàng đưa ra ý tưởng cải tiến.
- Giải quyết công việc theo hướng phối hợp và theo hệ thống chức năng chéo.
- Nhấn mạnh vào quá trình và thiết lập phương pháp tư duy định hướng vào cải tiến các quá trình.
- Thiết lập một hệ thống quản lý, khuyến khích và đền đáp nỗ lực đóng góp ý tưởng cải tiến của tất cả mọi người.
10 nguyên tắc của triết lý Kaizen trong doanh nghiệp
Kaizen là triết lý quản lý và phương pháp cải tiến liên tục trong doanh nghiệp. Khi triển khai Kaizen, cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến sau đây:
- Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng: Định hướng sản phẩm/dịch vụ theo thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Không ngừng cải tiến: Cải tiến liên tục để sản phẩm/dịch vụ phù hợp hơn với nhu cầu khách hàng và tiết kiệm thời gian và chi phí sản xuất.
- Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”: Cá nhân hoàn thành nhiệm vụ được giao và quy trách nhiệm đúng đắn khi mắc sai lầm.
- Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở: Nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, yêu cầu giúp đỡ và chia sẻ kinh nghiệm.
- Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork): Xây dựng cấu trúc nhân sự thành các đội nhóm làm việc hiệu quả.
- Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án: Tận dụng nguồn nhân lực từ các bộ phận và phòng ban trong công ty, cũng như từ bên ngoài khi cần thiết.
- Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn: Đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp để xây dựng niềm tin và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.
- Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác: Nhân sự tuân thủ các nghi lễ, luật lệ xã hội và hi sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất với sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty.
- Tiết kiệm và tối ưu hóa tài nguyên: Tận dụng tối đa tài nguyên hiện có để tạo ra giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.
- Dẫn đầu bằng việc làm: Lãnh đạo của doanh nghiệp phải làm mẫu và đi đầu trong việc thực hiện triết lý Kaizen.
