TÁI CẤU TRÚC DOANH NGHIỆP

TẠI SAO – KHI NÀO & CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Giai đoạn khủng hoảng kinh tế vừa rồi đã mình chứng rằng một số loại cấu trúc doanh nghiệp đã không còn tối ưu nữa. Đây là thời kỳ “Cá nhanh nuốt cá chậm thay vì cá lớn nuốt cá bé”. Để đáp ứng nhu cầu thị trường, rất nhiều doanh nghiệp đã phải xoay trục kinh doanh, liên tục thay đổi những chính sách phù hợp với nhu cầu thị trường diễn biến khó lường.

Ra quyết định nhanh hay chậm phụ thuộc vào nhiều yêu tố, trong đó có một yếu tố quan trọng nhất đó là thông tin phân tích bên trong và ngoài doanh nghiệp. Những doanh nghiệp nào có cấu trúc cồng kềnh, thông tin phản hồi từ thị trường lên đến cấp lãnh đạo ra quyết định phải đi qua quá nhiều khâu như: nhân viên, quản lý nhóm, trưởng phòng, trưởng ban, PGĐ, Giám đốc, … được coi là chậm chạm và kém lợi thế.

Công tác FP&A (Finance Planning & Analysis) – lập kế hoạch và phân tích tài chính là công cụ vô cùng đắc lực giúp ban lãnh đạo ra quyết định một cách nhanh và chính xác nhất.

Dưới đây là vài yếu tố khiến một số doanh nghiệp đã bứt phá trong thời gian vừa qua như sau:

Công nghệ thông tin hiện đại. Các công cụ thường nhắc tới như Internet, AI, IOT, Big Data, Blockchain, EKYC, VR,.. đang trở nên phổ biến hơn, đẩy nhanh hơn nhờ covid. Những công cụ này giúp cho thông tin của doanh nghiệp được thu thập gần như realtime, bảo mật và có tính phân tích dự báo cao. Nhờ đó mà ban lãnh đạo có thể ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác hay được gọi là quyết định dựa trên dữ liệu số

Cấu trúc doanh nghiệp và mô hình kinh doanh hiện đại: cấu trúc doanh nghiệp tinh giản, mỏng dẹt, linh hoạt và áp dụng công nghệ số. Cấu trúc doanh nghiệp kiểu này giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng sử dụng nguồn lực linh hoạt, tác động đến công việc của nhân sự phía dưới kịp thời để phù hợp với sự thay đổi chóng mặt của thị trường.

Chiến lược thông minh: định vị thông minh, mô hình kinh doanh độc đáo, lựa chọn thị phần thông minh và ngành nghề mang tính xu hướng tương lai,.. giúp doanh nghiệp bứt phá trong đại dương xanh của mình.

Toàn cầu hoá: đây là yếu tố tiên quyết trong thời kỳ thế giới phẳng. Một doanh nghiệp không có khả năng bước ra thế giới được coi là bị giới hạn thị phần, không có khả năng phát triển và là điểm trừ quan trọng trong việc thu hút nhà đầu tư.

Tài chính thông minh: tài sản nhẹ, lợi nhuận có thể lặp lại và khả năng có thể Out sourcing đang khiến một số doanh nghiệp bứt phá trong khủng hoảng. Một doanh nghiệp với kết cấu tài sản nặng lớn, vay nợ cao đang thể hiện sự rất chật vật trong giai đoạn vừa qua, giai đoạn mà doanh thu sụt giảm thì sức ép của chi phí cố định và chi phí lãi vay quá lớn đang là nỗi sợ của chủ DN. Ngoài ra, doanh nghiệp tập trung vào năng lực lõi trong chuỗi giá trị của mình, các phần còn lại có thể thuê ngoài đang được các nhà đầu tư đánh giá cao bởi sự an toàn tài chính và năng lực quản trị chuỗi cao.

Phát triển bền vững và trách nhiệm xã hội là yếu tố không thể thiếu trong giai đoạn mà nhận thức người tiêu dùng ngày càng phát triển và cảm xúc mua hàng được coi trọng như hiện nay. Một thương hiệu bền vững và sống mãi là một thương hiệu được đi vào trong trái tim của nhiều thế hệ người tiêu dùng.

Như vây, để đáp ứng những yếu tố trên thì rất nhiều doanh nghiệp cần phải thay đổi lại cấu trúc Doanh nghiệp và mô hình kinh doanh của mình. Vậy cấu trúc doanh nghiệp là gì và khi nào thì cần tái cấu trúc doanh nghiệp

Cấu trúc doanh nghiệp là hình thái tổ chức các phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh khác nhau trong một Doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp và ngành mà công ty hoạt động mà cấu trúc công ty có thể khác nhau đáng kể giữa các doanh nghiệp.

Thông thường có 04 loại cấu trúc Doanh nghiệp như sau:

Cấu trúc theo chức năng: Các nhân viên được nhóm vào các phòng ban giống nhau dựa trên sự tương đồng về kỹ năng, nhiệm vụ và trách nhiệm giải trình của họ. Điều này cho phép giao tiếp hiệu quả giữa những người trong một bộ phận và do đó dẫn đến một quá trình ra quyết định hiệu quả. Các công ty có các phòng ban như IT và Kế toán là những ví dụ điển hình về cơ cấu chức năng này.

Cấu trúc theo bộ phận: Doanh nghiệp tổ chức các hoạt động kinh doanh thành các nhóm thị trường, sản phẩm, dịch vụ hoặc khách hàng cụ thể. Mục đích của cơ cấu bộ phận là tạo ra các nhóm làm việc có thể sản xuất các sản phẩm tương tự phù hợp với nhu cầu của các nhóm riêng lẻ. Một ví dụ phổ biến về cấu trúc bộ phận là cấu trúc địa lý, trong đó các bộ phận khu vực được xây dựng để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho các địa điểm cụ thể.

Cấu trúc theo ma trận: Cấu trúc ma trận là sự kết hợp của cấu trúc chức năng và cấu trúc bộ phận. Cấu trúc này cho phép ra quyết định phi tập trung, quyền tự chủ cao hơn, nhiều tương tác giữa các bộ phận hơn và do đó năng suất và đổi mới cao hơn. Mặc dù có tất cả các ưu điểm, cấu trúc này phải chịu chi phí cao hơn và có thể dẫn đến xung đột giữa các chức năng dọc và các dòng sản phẩm ngang.

Cấu trúc phân cấp phẳng: Giống như Cấu trúc Ma trận.Cấu trúc Kết hợp kết hợp cả cấu trúc chức năng và cấu trúc bộ phận.Thay vì tổ chức theo lưới, phương pháp này chia các hoạt động của mình thành các phòng ban có thể là chức năng hoặc bộ phận. Cấu trúc này cho phép sử dụng các nguồn lực và kiến thức trong từng chức năng, đồng thời duy trì sự chuyên môn hóa sản phẩm trong các bộ phận khác nhau. Cấu trúc hỗn hợp được nhiều tổ chức lớn áp dụng rộng rãi và hình thái thường nhìn thấy là cấu trúc “mỏng – dẹt”.

Khi nào thì Doanh nghiệp cần phải tái cấu trúc.

 Khi chúng ta thấy doanh nghiệp có những biểu hiện như sau:

Biểu hiện bề mặt có thể dễ dàng nhìn thấy như sau:

• Doanh số giảm
• Mất lợi thế cạnh tranh
• Thị phần bị thu hẹp
• Tài sản bị thất thoát
• Hoạt động cầm chừng, trì trệ…

Nhưng biểu hiện trên thường bắt nguồn từ các nguyên nhân ở nhóm cận mặt như sau:

• Chính sách kinh doanh không tốt
• Không có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận
• Chất lượng sản phẩm giảm sút
• Khách hàng phản ánh
• Khiếu nại nhiều
• Hoạt động tiếp thị không hiệu quả…

Nhóm cận mặt được bắt nguồn từ những nguyên nhân của mhóm giữa:

• Nguồn nhân lực làm việc không hiệu quả
• Không có kế hoạch
• Mục tiêu làm việc rõ ràng
• Chồng chéo chức năng giữa các bộ phận

Cuối cùng, sâu thẳm của các biểu hiện trên được đến từ nhóm lớp sâu:

• Bao gồm chiến lược kinh doanh
• Triết lý kinh doanh
• Xây dựng tầm nhìn
• Giá trị cốt lõi
• Mục tiêu dài hạn…

Vậy tái cấu trúc Doanh nghiệp cần thực hiện như thế nào:

• Bước 1: Ghi nhận những biểu hiện của nhóm bề mặt và phân tích nguyên nhân tận cùng ở nhóm lớp sâu.
• Bước 2: Xây dựng báo cáo lợi ích – rủi ro trước và sau tái cấu trúc.
• Bước 3: Phân tích điểm mạnh và điểm yếu và nguồn lực hiện tại của Doanh nghiệp.
• Bước 4: Lựa chọn mô hình cấu trúc doanh nghiệp với nhiều phương án khác nhau.
• Bước 5: Đề xuất các phương án giải quyết dài hạn và ngắn hạn với các nội dung cụ thể liên quan đến nhân sự, quy trình, sơ đồ tổ chức.
• Bước 6: Xây dựng nội dung chi tiết cho bản thiết kế và lên kế hoạch thực thi.
• Bước 7: Tổ chức truyền thông và đảm bảo yếu tố văn hoá doanh nghiệp và xây dựng team vững mạnh.
• Bước 8: Đưa mô hình cấu trúc mới vào vận hành theo kế hoạch, theo dõi, cải tiến.

Nội dung cụ thể sẽ được COACH JOLIE chia sẻ vào seminar sáng Thứ 7 TUẦN NÀY lúc 9h00-12h00.

Tìm hiểu thêm thông tin chương trình và Đăng Ký Tham Gia Tại Đây.

~ COACH JOLIE Nhà Huấn Luyện Doanh Nghiệp tại ActionCOACH Doanh chủ (Key Leader) Firm.